Vastuullisuusraportti

Vastuullisuusohjelmaan kuuluva toimintajärjestelmä kattaa (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018, ETJ+) Loiste yhtiöiden kaikki liiketoiminnat sekä tukiprosessit ja se tukee yrityksen päämäärien, arvojen ja strategian toteuttamista. Vastuullisuusohjelman tavoitteena on ottaa huomioon kaikessa toiminnassamme vastuullisuus, ihmiset ja ympäristö. Toimintapolitiikka on osa vastuullisuusohjelmaa, eikä se ole erillinen politiikka.

Yhtiön hallitus on asettanut ja hyväksynyt toimintaa ohjaavat eettisen säännöt, politiikat sekä hallituksen työjärjestyksen. Toimintapolitiikka on osa vastuullisuusohjelmaa, eikä se ole erillinen politiikka. Nämä politiikat ja ohjeet täydentävät yhtiötä koskevaa lainsäädäntöä, yhtiön osakassopimusta ja yhtiöjärjestystä sekä Kajaanin kaupungin konserniohjetta ja omistajapoliittisia linjauksia. Yhtiön hallitus sitoutuu noudattamaan Loisteen eettisiä sääntöjä. Strategiamme määrittelee, että olemme sitoutuneita systemaattiseen ja jatkuvaan kehitykseen. Loisteen johtamisjärjestelmän tavoitteena on turvallinen, kestävä, luotettava ja kustannustehokas toiminnan, tuotteiden ja palveluiden hallinta huomioiden niiden koko niiden elinkaari sekä sen omien, kumppaneiden ja asiakkaiden eri toimintaprosessien toimivuus. Tavoitteena on myös varmistaa, että Loisteen omat ja sen kumppaneihin ja asiakkaisiin liittyvät prosessit ovat aina toimivia.

Politiikat katselmoidaan säännöllisesti ja päivitetään tarvittaessa vastaamaan toimintatapoja ja voimassa olevia standardeja. Politiikat ovat suunnatut koko konsernille. Toimintatapoja seurataan eri kokouksissa tarvittavilta osin. Politiikkojen toteutumista ja järjestelmän hallintaa auditoidaan säännöllisesti.

Loiste-yhtiöillä on
• Vastuullisuusohjelman toimintapolitiikka sisältö
• Riskipolitiikka
• Hankintapolitiikka (sisältää toimittajahallinnan)
• Hallinto ja ohjausjärjestelmä, Corporate Governance

Nämä kattavat vastuullisuusohjelmaan liittyvät vaatimukset. Toimimme huomioiden sidosryhmien tarpeet, odotukset ja yhteistyön merkityksen. Toimintamme on kuvattu prosesseissa, joissa mitataan ja seurataan toimintamme vastuullisuuden toteutumista kattaen laatujärjestelmän, ESG:n ja EU-taksonomian vaatimukset.

Aihealueet:

• Loiste-yhtiöt toimivat vastuullisesti ja läpinäkyvästi kaikessa toiminnassaan.
• Arvioimme ja katselmoimme kaksoisolennaisuuden vaatimukset ESRS standardien mukaisesti säännöllisesti osana riskien hallintaa (ShowYourSustainability)
• Tunnistamme sidosryhmien tarpeet ja odotukset toiminnallemme ja jalkautamme ne toimintaan prosessiemme kautta. Tärkeimmät sidosryhmämme ovat asiakkaat, henkilöstö, toimittajat ja kumppanit, viranomaiset sekä omistajat.
• Arvostamme monimuotoisuutta
• Seuraamme aktiivisesti toimintaympäristön kehitystä. Täytämme lain meiltä vaatimat asiat sekä muut toimintaamme koskevat normit.
• Noudatamme toimintaamme koskevia kansallista lainsäädäntöä, ESG- ja EU taksonomian vaatimuksia sekä YK:n ihmisoikeuksia. Huomioimme eri näkökulmat ja pyrimme kehittämään niitä siltä osin, kuin se kutakin liiketoimintaa koskettaa:

Ympäristö
• Ilmastonmuutoksen hillintä: pyrimme kehittämään toimintaamme siten, että sen vaikutukset ilmastonmuutoksen hillitsemiseksi ovat mahdollisimman suuret.
• Edistämme sopeutumista ilmastonmuutokseen.
• Edistämme vesivarojen ja merten tarjoamien luonnonvarojen kestävää käyttöä ja suojelua.
• Edistämme siirtymää kiertotalouteen.
• Ehkäisemme ympäristön pilaantumista.
• Suojelemme biologista monimuotoisuutta ja erilaisia ekosysteemejä ja pyrimme saattamaan niitä ennalleen.
• Huomioimme metsän säästämisen mahdollisimman tehokkaasti rakentamisessa ja vapautamme maapinta-alaa metsän kasvulle purkamalla sähköjohtolinjoja metsäalueilta siirtämällä linjat maanteiden varteen.

Sosiaalinen kestävyys
• Kehitämme ja vaalimme yrityskulttuuria, joka huomioin näkökulmat liittyen ihmisten liittyvät sukupuoleen, monimuotoisuuteen, työoloihin, ihmisoikeuksiin ja ihmisoikeuksien kunnioittamiseen.

Hyvä hallintotapa

Hyvään hallintotapaan kuuluu, että osapuolia kohdellaan tasapuolisesti ja lakisääteiset oikeudet tunnustetaan, omistajien oikeuksia suojellaan, heitä kohdellaan tasapuolisesti ja heidän lakisääteiset oikeutensa tunnustetaan. Omistajia rohkaistaan osallistumaan yhtiön toimintaan ja heille raportoidaan organisaation taloudellisesta tilanteesta säännöllisesti ja tarkasti. Lisäksi hyvään hallintotapaan kuuluu organisaation johtoelinten ohjaus ja valvonta sekä tilivelvollisuus.

Valvontatehtävämme kattavat taloudellisten tietojen oikea aikaisen ja tarkan raportoinnin sekä että tilintarkastus, sisäinen valvonta, riskienhallinta, lakien ja määräysten noudattaminen ja johtamis- ja hallintokäytännöt on järjestetty asianmukaisesti.

• Hallinnon on huolehdittava riippumattomuudesta, kyberturvallisuudesta, tiedon suojauksesta, valtuutuksista, palkitsemismenetelmistä, eturistiriitojen tunnistamisesta ja ehkäisystä.
• Liiketoimintaamme liittyviä merkittäviä eturistiriitoja tarkastellaan riittävän tarkasti ja tarvittaessa niihin reagoidaan.
• Edellytämme hyvää hallintotapaa myös kumppaneiltamme ja edistämme hyvän hallinnon toteutumista koko arvoketjussamme
• Varaamme tarpeeksi resursseja ja työkaluja, että pystymme toteuttamaan toimintaamme haluamallamme tavalla sekä kehittämään toimintaamme ja osaamistamme.
• Osallistamme, kannustamme ja sitoutamme omia ja kumppaneidemme työntekijöitä tehokkuuden, työturvallisuuden ja työhyvinvoinnin, ympäristövaikutusten ja energiatehokkuuden parantamiseen.
• Uusissa investoinneissa otamme käyttöön teknis-taloudellisesti parhaimmat ja luotettavimmat saatavissa olevat tekniikat.
• Ohjaamme asiakkaitamme toimimaan vastuullisesti turvallisuuteen, ympäristöön ja energiatehokkuuteen vaikuttavissa päätöksissään.
• Edellytämme kumppaneilta sitoutumista toimintatapaamme ja -politiikkaamme. Tuemme kumppaneiden toiminnan ja johtamisen kehittämistä sekä parannamme koko verkoston suorituskykyä laadun, tehokkuuden, turvallisuuden, ympäristövaikutusten ja energiatehokkuuden näkökulmista.
• Toimintajärjestelmämme täyttää ISO 9001 laadunhallintajärjestelmät, ISO 14001 ympäristöjärjestelmät, ISO 45001 työterveys ja -turvallisuusjärjestelmät sekä ETJ+ energiatehokkuusjärjestelmä standardien vaatimukset.

Vastuullisuusohjelma sisältää seuraavia käytäntöjä hallintoon liittyvissä asioissa
• Tarkastusvaliokunnan rakenne/riippumattomuus: Tilintarkastajat ovat riippumattomia yrityksestä.
• Hallituksen kokoonpano: Hallituksen valitsee yhtiökokous ja hallituksen jäsenet eivät ole yhtiöön työsuhteessa
• Hallituksen ESG-valvonta: Hallitus hyväksyy politiikat ja hallitukselle raportoidaan strategian toteutumista
• Lahjonta ja korruptio: Lahjonta on kielletty ja eettisiä ohjeita on noudatettava
• Palkitsemiskomitean rakenne/riippumattomuus: Palkitsemiskomiteassa on eri tahoja edustettuina
• Eturistiriidat: Eturistiriidat ovat kielletyt ja ohjeistettu myös hankintapolitiikassa
• Kyberturvallisuus: Nimetty henkilö vastaa koko konsernin tietosuojasta ja tietoturvasta NIS2 sääntöjen mukaisesti
• Tietosuoja ja yksityisyys: Noudatamme lainsäädäntöä
• Valtuutuksen delegointi: Valtuuksien osalta noudatamme moniportaista hyväksymismenetelmää
• Johdon palkkio: johdon palkkiosta päättää konsernin hallitus
• Petos: Petos on kielletty ja kriminalisoitu
• Hallituksen puheenjohtajan riippumattomuus: Hallituksen valitsee yhtiökokous ja hallituksen jäsenet eivät ole yhtiöön työsuhteessa
• Lobbaustoiminta: Lobbaus on kielletty ja eettisiä ohjeita on noudatettava
• Poliittiset panokset: Poliittinen toiminta ja sidonnaisuudet ovat kielletyt
• Osakkeenomistajan oikeudet: Omistajan oikeudet on määritelty sopimuksin
• Whistleblower-suojaus: Ilmiantajien suojaus on olemassa ja ilmoituskanava käytössä

Laadunhallinta osana toimintapolitiikkaa

Loisteen vastuullisuusohjelman osana laadunhallinta luo yhteisen perustan laatutyölle eri liiketoiminnoissamme. Laadunhallintaan kuuluvia osa-alueita käsittelemme osana kaikkia liiketoimintaan liittyviä prosesseja hankinnasta seurantaan.

Laadunhallinnassa on 6 peruselementtiä:

1. Lähtökohtana ovat asiakkaidemme tarpeet ja odotukset, joiden täyttäminen on Loisteen menestymisen edellytys.
2. Pidämme Loisteen omaisuuden luotettavana ja käyttövarmana.
3. Noudatamme toiminnassamme Loisteen eettisiä periaatteita, voimassa olevia sääntöjä sekä arvoja.
4. Toimintamme perusedellytyksenä on osaava ja motivoitunut henkilökunta, haluamme olla alan kiinnostavin työpaikka.
5. Seuraamme ja mittaamme toimintamme laatua ja sitoudumme toimintamme jatkuvaan kehittämiseen.
6. Ulotamme laadunhallinnan mukaisen työskentelyn myös kumppaniemme ja odotamme sitä myös yhteistyökumppaneiltamme.

Laadunhallinnan toteutumista mitataan eri ajankohtina mittaristossa määriteltyjen alueiden perusteella.

Henkilöstö osana toimintapolitiikkaa

Noudatamme Loiste yhtiöiden arvoja. Loisteella on käytössä Eettiset ohjeet, joita tulee toiminnassa noudattaa. Sosiaalisen vastuunkannon kautta edistämme osaltamme yhteiskunnan hyvinvointia. Vastuunkantoon sisältyy lakisääteisiä, kuten työntekijöiden sosiaaliturvaa ja työterveyshuoltoa koskevia asioita, mutta myös omaehtoisia panostuksia. Työntekijöihin, sidosryhmiin sekä yhteiskuntaan positiivisesti vaikuttavat teot tuottavat tekijälleen taloudellista lisäarvoa ja kilpailuetua.

Loiste-yhtiöiden sosiaalinen vastuu koskee oman henkilöstön lisäksi myös yhteistyökumppaneiden, urakoitsijoiden ja alihankkijoiden henkilöstöä silloin, kun he työskentelevät toimeksiannostamme.
Vastuunottoa on myös valita alihankkijoita, jotka kantavat vastuunsa omasta henkilöstöstään. Henkilöstömme hyvinvointia on seurattu vuodesta 2003 lähtien vuosittain tehtävällä henkilöstöbarometrikyselyllä. Vuodesta 2016 henkilöstökysely on tehty Great Place To Work -tutkimuksella, jonka avulla voimme puuttua varhaisessa vaiheessa mahdollisiin työssä ja työolosuhteissa ilmeneviin haasteisiin. Lisäksi teemme säännöllisesti anonyymin Fiiliskyselyn, jossa voi esittää myös avoimen palautteen tai kysymyksen johdolle. Nämä käydään läpi henkilöstöinfossa. Tilaisuus esimiehen kanssa käytävään rakentavaan kehityskeskusteluun sekä luottamuksellisen palautteen antamiseen on tärkeää. Tuemme vahvasti henkilökunnan omaehtoista kouluttautumista.

Henkilöstö on yrityksemme tärkein voimavara ja resurssi, jota kannustamme ja tuemme
- osallistumaan aktiivisesti toimintamme suunnitteluun ja kehittämiseen
- oppimaan jatkuvan muutoksen hallitsemista
- kehittymään ammatissaan
- hakeutumaan mielekkäiksi ja haastaviksi kokemiinsa työtehtäviin
- pitämään yllä fyysistä ja henkistä hyvinvointiaan.

Tavoitteenamme on olla yhtenäinen joukkue, jonka jäsenet kykenevät joustavaan yhteistyöhön ja haluavat ratkaista työyhteisön ongelmat rohkeasti ja rakentavasti. Toimintaamme ohjaavat omatoimisuus ja ennakkoluulottomuus.

Tasa-arvo ja yhdenmukaisuusohjelma

Loiste on sitoutunut tasa-arvon ja yhdenvertaisuuden edistämiseen kaikessa toiminnassamme. Tavoitteenamme on olla innovatiivinen ja kehittyvä työyhteisö, jossa jokainen työntekijä hyväksytään sellaisena kuin hän on. Yhdenvertaisuutta edistetään koko henkilöstöä osallistavalla toimintatavalla. Loiste yhtiöillä on tasa-arvo ja yhdenmukaisuusohjelma, jonka mukaan toimimme. Tasa-arvoa on edistettävä tavoitteellisesti ja suunnitelmallisesti luomalla olosuhteet sellaisiksi, että ne eivät estä tasa-arvon toteutumista. Suunnittelussa pitää löytää ratkaisuja, jotka lisäävät sukupuolten välistä tasa-arvoa. Yhdenvertaisuuden edistämisvelvoitteiden ja toimenpiteiden tavoitteena on, että työpaikkojen menettelytavat mm. työhönotossa, tehtäväjaossa, koulutuksessa, palkkauksessa ja työsuhde-etuuksista päätettäessä sekä työntekoon ja työsuhteisiin liittyviä velvollisuuksia määritettäessä ovat aidosti syrjimättömiä Tämä merkitsee käytännönläheistä toimintaa tasa-arvon edistämiseksi. Arvostamme yksilön vapautta ja vakaumusta. Kunnioitamme toisiamme tasavertaisesti iästä, sukupuolesta, organisaatioasemasta tai muusta henkilökohtaisesta ominaisuudesta riippumatta. Annamme aktiivisesti palautetta ja kehitämme erilaisia palkitsemistapoja. Muistamme ja palkitsemme erikseen yksittäisiä henkilöstön jäseniä merkittävistä työsaavutuksista. Yhtiöllämme on olemassa Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuusohjelma.

Sosiaaliset näkökohdat osana henkilöstöä ja sidosryhmiä

Vastuullisuusohjelman osana sosiaalisissa asioissa huomioimme seuraavat näkökohdat, joita käytäntö tai käytännöt kattavat:
• Lapsityövoima: Lapsityövoima on kielletty omassa ja toimittajiemme toiminnassa.
• Yhteisön kehittäminen: Kehitämme yhteisöämme yhteistyössä sidosryhmien kanssa.
• Asiakastyytyväisyys: Kehitämme ja seuraamme asiakastyytyväisyyttä jatkuvasti
• Monimuotoisuus, tasapuolisuus ja osallisuus: Turvaamme ja edellytämme monipuolisuuden/ tasapuolisuuden ja osallisuuden mahdollistamista ja noudattamista omassa ja toimittajiemme toiminnassa.
• Työntekijöiden sitoutuminen: Sitoutamme henkilökuntaa mahdollistamalla osallistumisen tiivisti yhtiön kehittämiseen, kouluttautumiseen ja erilaisilla henkilöstöeduilla
• Pakkotyö tai pakollinen työ: Pakkotyö on kielletty omassa ja toimittajiemme toiminnassa.
• Yhdistymisvapaus: Kaikilla on yhdistymisvapaus ja se tulee myös sidosryhmiemme huomioida
• Terveys ja turvallisuus: yhteisö: Varmistamme turvallisen ympäristö yhteisömme asukkaille
• Terveys ja turvallisuus: urakoitsijat: Edellytämme työterveys- ja turvallisuusohjeiden noudattamista
• Terveys ja turvallisuus: työntekijät: Edellytämme työterveys- ja turvallisuusohjeiden noudattamista
• Terveys ja turvallisuus: toimitusketju: Edellytämme työterveys- ja turvallisuusohjeiden noudattamista
• Terveys ja turvallisuus: käyttäjät: Varmistamme turvallisen ympäristö yhteisömme asukkaille
• Työnormit ja työolosuhteet: Edellytämme turvallista työympäristöä, työnormeja ja ohjeistusta
• Paikallinen työllisyys: Työllistämme paikallisia henkilöitä ja mahdollisuuksien mukaan yrityksiä
• Yhteiskunnallinen yrityskumppanuus: Teemme mahdollisuuksien mukaan tiivistä yhteistyötä muiden yritysten kanssa.
• Sidosryhmäsuhteet: Huolehdimme sidosryhmistämme jatkuvalla vuoropuhelulla.

Toimikunnat

Eri toimikunnat varmistavat ja valmistelevat standardien vaatimuksenmukaisuuden, joka näkyy kaikkien liiketoimintojemme arjessa. Toimikuntien rooli on huolehtia strategian ja politiikojen huomiointi prosesseissa ja seurata asetettuja toiminnan laatumittareita. Toimikunnat välittävät tiedon organisaatiossa sovitulla menettelytavalla. Toimikuntien ja johdon työtä arvioidaan myös sisäisen auditoinnin avulla. Prosessien seurantaa käsitellään eri toimikunnissa:

• Ympäristö ja energiatehokkuus ja TTT- toimikunta sekä jatkuvuuden hallinta
• Tietosuojatyöryhmä
• Palvelunhallinta- ja ohjausryhmät

Tavoiteohjelmat ja toimenpiteet

Tavoiteohjelmat asetetaan liiketoiminnoissa, jotka liiketoiminnat ja konsernin johto hyväksyvät. Tavoiteohjelmien seurantaa toteutetaan eri toimikunnissa mittareiden avulla. Toimikunnat jakavat tietoa edelleen eri liiketoimintojen organisaatioiden käyttöön ja todentavat mittarit sovitulla tavalla.

Ympäristö ja energiatehokkuus

Yhtiön tavoite energiakäytön tehostaminen ja ympäristöystävällisten valintojen tekeminen eri liiketoimintojen osalta. Kiinnitämme huomioita jätehuoltoon ja loppusijoitukseen. Erityisesti kiinnitämme huomioita vaarallisiin jätteisiin, niiden muodostumisen minimointiin. Mittaamme ja seuraamme jätteiden asianmukaista käsittelyä.

Ympäristö- ja energiapolitiikkamme perusperiaatteena on turvata vastuullinen liiketoiminta ympäristön osalta. Politiikan tavoitteena on myös huolenpito ympäristöstä ja ilmastonmuutosta aiheuttavien kasvihuonekaasupäästöjen minimointi. Ympäristöön ja energiatehokkuuteen liittyvät lait ja määräykset ovat toiminnan vähimmäisvaatimuksia, joita täydennämme EU-taksonomia ja EU tason direktiivivaatimuksen mukaisesti.

Käytämme lämmön- ja sähköntuotannossa mahdollisimman paljon uusiutuvia energialähteitä. Pyrimme energiantuotannossa ratkaisuihin, jotka edistävät kestävää kehitystä ja tukevat energiatehokkuutta ja uusiutuvien energialähteiden käyttöä. Liiketoiminnoissa huomioimme myös energiansäästötoimenpiteet.

Energiansäästön ohella hyödynnämme mahdollisimman paljon uusiutuvia energialähteitä lämpö- ja sähköenergian tuotannossa. Pyrimme energiantuotannossa ratkaisuihin, jotka edistävät kestävää kehitystä. Edistämme energian tehokasta käyttöä sekä omassa että asiakkaidemme toiminnassa. Pidämme yllä henkilöstömme osaamista ympäristö- ja energiatehokkuusasioissa. Huomioimme ympäristö- ja energiatehokkuuden uusia hankintoja suunniteltaessa. Asiakkaiden käytössä on julkisella nettisivustolla ohjeita energiatehokkuuteen liittyvissä kysymyksissä. Kiinnitämme huomiota jatkuvaan riskienhallintaan. Tiedotamme säännöllisesti ympäristö- ja energiatehokkuustoimenpiteistämme.

Liiketoimintaprosessissa vesien osalta otamme huomioon ympäristövaikutukset ja tehostamme vesien energiatehokkuutta ja minimoimme vesihäviöitä. Vastuumme liittyy vesien käyttöön ja sen saatavuuteen sekä laatuun. Pyrimme minimoimaan kiinteistöjen vedenkulutusta ja jäteveden muodostumista.

Ympäristöriskeihin liittyen teemme ennalta ehkäisevää työtä. Jos kuitenkin kaikista ennaltaehkäisevistä toimenpiteistä huolimatta ilmenee ympäristötapahtuma, pyrimme mahdollisimman nopeasti lieventämään sen vaikutuksia, olemme yhteydessä asiaan liittyviin viranomaisiin ja tiedotamme avoimesti tilanteen kehittymisestä.

Ympäristöasioiden hoidon organisointi

Ympäristöasioiden vastuullisen hoidon varmistamiseksi on konsernissa toimielimenä Ympäristö- ja energiatehokkuusryhmä. Johtoryhmässä ovat edustajat jokaisesta liiketoiminnasta, konserniohjauksesta ja yritysjohdosta.

Ympäristönäkökohtien ja merkittävien vaikutusten tunnistaminen (Vastuu : ympäristövastaava ja ESG Controller)

Ympäristön vaikutuksen, tavoitteet ja mittaaminen seurataan Ympäristö- ja energiatehokkuusryhmässä, joka raportoi liiketoiminnoille ja johtoryhmälle. Tiedot tarkistetaan ja tarvittaessa päivitetään kokouksissa neljä kertaa vuodessa ja raportoidaan johtoryhmälle. Ympäristönäkökohdissa on pyritty tunnistamaan merkittävimmät rajapinnat, joissa yhtiön toiminta vaikuttaa ympäristöön. Näkökohtien tarkistaminen suoritetaan myös tilanteissa, kun toiminnassa tai ympäröivässä yhteiskunnassa tapahtuu olennaisia muutoksia. Vuoropuhelu vaikutusten arvioinnin osalta käydään myös sidosryhmien kanssa.

Merkittävät ympäristövaikutukset

Johtoryhmä arvioi ympäristönäkökohtien perusteella merkittäviä ympäristövaikutuksia ja niiden merkittävyyttä liiketoimintaan ja ympäristöön. Näiden perusteella valmistellaan päämäärät ja tavoitteet hyväksyttäväksi.

Ympäristövastuut

Ympäristövastuut ja ympäristöluvat käsitellään tarvittavilta osin liiketoimintojen toimintaohjeissa lakiohje-portaalissa ja muilla sisäisillä kanavilla liiketoiminnoittain.

ETJ eli energiatehokkuusjärjestelmä

ETJ+ eli energiatehokkuusasioita ylläpitää ja seuraa Ympäristö- ja energiatehokkuustoimikunta. Loiste-yhtiöt kuuluvat energiatehokkuussopimuksen piiriin.

Työterveys ja -turvallisuus

Toimintamme ei saa aiheuttaa terveyteen tai turvallisuuteen liittyviä riskejä työntekijöillemme tai ulkopuolisille henkilöille. Tätä vaadimme myös palvelutarjoajiltamme, että henkilöstön turvallisuus ja hyvinvoinnista on pidetty huolta.

Tavoitteena on turvata henkilöstön ja samoin kumppaneiden työterveys ja turvallisuusnäkökulmat. Näitä seurataan säännöllisesti eri toimikuntien ja palveluhallinnan kokouksissa. Eri toimikunnilla on erilaiset, kokouksissa käsitellyt vuosittaiset tavoitteet. Tarkemmat kuvaukset on tallennettu prosessikuvauksissa määriteltyihin sijainteihin. Loiste-yhtiöissä noudatetaan asianmukaista lainsäädäntöä, standardeja sekä muita asetuksia. Työsuojelutoiminta ja luottamusmiestoiminta järjestetty lakien mukaisesti.

Työterveydellä tarkoitetaan fyysistä ja psyykkistä työkykyä ja työterveyttä. TTT-toiminnan tavoitteena on ylläpitää työterveyttä ja ennaltaehkäistä työstä ja työoloista aiheutuvia vaaroja ja haittoja.

Työturvallisuudella tarkoitetaan sitä, että työpaikan fyysiset, psyykkiset ja sosiaaliset työolot ovat kunnossa. Kun työntekijällä on turvallinen ympäristö, toimiva työyhteisö ja sopivasti kuormittava työ, ammatissa toimiminen on mielekästä ja se tuottaa tulosta.

Työsuojelu on työnantajan ja työntekijöiden välistä yhteistoimintaa, jonka avulla huolehditaan siitä, että työpaikalla on turvallista ja terveellistä tehdä työtä.

Työterveys- ja työturvallisuusvaarojen tunnistaminen, lainsäädännön seuraaminen ja sosiaalisten riskien arviointi (Vastuu : HR päällikkö, Työsuojelupäällikkö)

Lainsäädäntöä seurataan käytössä olevan lakijärjestelmän kautta prosessin ja vuosikellon mukaisesti neljä kertaa vuodessa. TTT-toimikunta ja henkilöstöpäällikkö tunnistavat merkittävimmät sosiaaliset ja työterveys- ja työturvallisuusriskit sekä vaarat saatujen tietojen perusteella. Tietoja saadaan mm. erilaisista mittauksista ja kartoituksista. Lisäksi tietoja saadaan henkilökohtaisten keskustelujen ja koulutusten kautta. Toimittajien osalta tietoa saadaan palveluhallintakokouksissa ja käytössä olevien sähköisten ilmoituskanavien kautta. Asiakkaiden ilmoitukset käytössä olevien sähköisten ilmoituskanavien kautta tai asiakkaan yhteydenotosta asiakaspalveluun.

Sosiaalisten näkökulmien kehittäminen

Sosiaalisten näkökulmien huomioimisella voidaan luoda laajasti palvelua, työtä ja hyvinvointia. Nämä käsitellään osana henkilöstöhallintoa, henkilöstöjohtamista, henkilöstöstrategiaa ja kumppanihallintaa. Loisteella noudatetaan Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuusohjelmaa ja yhtiö raportoi viranomaisille seurantaa vuosittain. Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuusohjelma on laadittu konsernin omista lähtökohdista siten, että se täyttää lain sille asettamat vaatimukset. Tasa-arvon toimivuutta mitataan erilaisten henkilöstökyselyiden ja tilastojen avulla. Toimittajien sosiaalisia näkökulmia kuvataan toimittajavaatimuksissa. Toimittajille on asetettu myös seurattavat kysymyksen ja mittarit, joihin saadaan tietoa palveluhallintakokouksissa ja sähköisesti toimitettavan vuosittaisen kyselylomakkeen kautta. Kyselylomake on ESRS standardin mukainen. Asiakkaiden ja asukkaiden käytössä on julkisilla sivuilla nettilomakkeet, joiden kautta voidaan saada tietoa suorien asiakaskontaktien lisäksi.

Hallinnon kehittäminen

Hallintopalvelujen tehtävänä on tukea asiakasyhtiöidensä hallituksia ja liiketoimintajohtoa rahoituksessa, talous-, tieto- ja henkilöstöhallinnossa sekä mahdollisissa yritysjärjestelyissä. Sen tehtävänä on myös tuottaa asiakkailleen erikseen sovitussa laajuudessa henkilöstö- ja viestintäpalveluja sekä koordinoida osaamisen kehittämisen ja projektien hallintaa.

Lisäksi sen tehtävänä on yhdessä eri yhtiöiden hallitusten, johtoryhmien, liiketoimintajohdon ja asiantuntijoiden kanssa koordinoida Loiste-yhtiöiden yritysekosysteemin toiminnan kehittämistä ja ylläpitoa. Se vastaa myös erikseen sovitussa laajuudessa johtamis- ja laatujärjestelmiin liittyvän kehitystyön sekä konsernin tietohallinnon koordinoinnista (laatu-, ympäristö-, työterveys ja työturvallisuus-, tieto- ja kyberturva- sekä yhteiskuntavastuutoiminta).

Kehitämme hallinnollista tiedonsaantia myös toimittaja-arvoketjussamme. Toimittajavaatimusten mukaisen tiedonkeruun suoritamme sekä palveluhallintakokouksissa, että jaettavalla nettikyselyllä. Kyselylomake on ESRS standardin mukainen.

Lakisääteiset ja viranomaisvaatimukset ja lupaehdot (Vastuu: Toimitusjohtaja ja ESG Controller)

Lakiseuranta ja muut viranomaisohjeiden noudattamisen vaatimukset seurataan operatiivisen toiminnan yhteydessä ja toimikunnissa. Toimikunnat raportoivat liiketoiminnoille ja johtoryhmälle.
Liiketoiminnot seuraavat oman liiketoiminta-alueeseensa liittyvän lainsäädännön kehittymistä ja vastaavat lainsäädännön noudattamisesta. Tämä tapahtuu olemalla aktiivisesti mukana toimialajärjestön valmistelevissa kokoonpanoissa ja välittämällä organisaation sisällä toimialajärjestöltä tullutta lainsäädännön muutoksiin liittyvää materiaalia. Lisäksi käytetään lainsäädännön seurantapalveluja ja käydään vähintään kerran vuodessa laajennetussa johtoryhmässä läpi lainsäädännössä tapahtuneet muutokset sekä se, miten lainsäädännön muutokset tullaan huomioimaan toiminnassa.

Hätä-, häiriö- ja onnettomuustilanteet (Vastuu : jatkuvuudenhallinnasta vastaava johtaja)

Kriisitilanteissa noudatetaan erillistä Loiste Oy:n liiketoimintayhtiöiden kriisisuunnitelman mukaista toimintamallia, Loiste Oy:n liiketoimintayhtiöt kriisisuunnitelman ajantasaisuuden katselmoi jatkuvuudenhallintaryhmä

Liiketoimintaan liittyvät hätä-, häiriö- ja onnettomuustilanteet huomioidaan liiketoimintojen menettelyohjeissa. Näiden tunnistaminen ja ohjeistaminen kuuluu liiketoimintayksikön vastuulle.

Kiinteistöihin liittyvät hätä-, häiriö- ja onnettomuustilanteet on huomioitu pelastussuunnitelmassa. Pelastussuunnitelma on käyty läpi henkilöstön kanssa ulkopuolisen kouluttajan toimesta.

Lakisääteiset koulutukset seurataan liiketoiminnan toimesta ja järjestetään yhteistyössä henkilöstöyksikön kanssa.

Ensiapukoulutuksen saaneita henkilöitä tulee olla vähintään 5 % henkilöstöstä. Henkilöstöyksikkö huolehtii näiden henkilöiden koulutuksen järjestämisestä.

Korjaavat ja ehkäisevät toimenpiteet sekä mahdollisuuksien tunnistaminen

Korjaavat toimenpiteet

Korjaavia toimenpiteitä prosesseihin ja toimintoihin käynnistää asiasta vastaava henkilö toimivaltansa puitteissa saamiensa palautteiden, poikkeamien tai muiden indikaatioiden perusteella. Tarvittaessa toimenpidetarpeet siirretään kehitysryhmien tai johtoryhmien käsiteltäväksi.

Ehkäisevät toimenpiteet ja mahdollisuuksien tunnistaminen

Ehkäiseviä toimenpiteitä prosesseihin ja toimintoihin käynnistetään tehtyjen riskiarviointien perusteella. Toimenpiteet käynnistää asiasta vastaava henkilö toimivaltansa puitteissa. Tarvittaessa toimenpidetarpeet siirretään kehitysryhmien tai johtoryhmien käsiteltäväksi. Kehitysryhmät, johtoryhmä ja prosessivastaavat arvioivat riskien osalta mahdollisuuksien löytämisen.

Toiminnan seuranta ja kehittäminen

Johtoryhmätyöskentely

Johtoryhmä

Kokoontuu kaksi kertaa kuukaudessa. Heinäkuussa ei pidetä kokousta. Johtoryhmässä käsitellään Loisteen operatiiviseen johtamiseen liittyviä asioita. Operatiivinen johto raportoi konsernin hallitukselle.

4 kertaa vuodessa kokouksessa käsitellään laatu-, ympäristö-, TTT-asioiden suunnitteluun ja seurantaan liittyvät asiat HR painotteiset asiat. Edellä mainittujen asioiden lisäksi käydään läpi liiketoimintojen omistaja- ja asiakasnäkökulmiin sekä prosessien kehittämiseen liittyvä suunnittelu ja seuranta sekä henkilöstöasiat.

Kokoonpano: Liiketoimintajohtajat, HR päällikkö ja talous kontrollerit. Vastuullisuusteemaan, IT ja henkilöstöasioihin kutsutaan erikseen vastuuhenkilöt kyseisistä alueista.

Ympäristö- ja energiatehokkuus sekä TTT-ryhmä ja Jatkuvuudenhallintaryhmä

Kokoontuu neljä kertaa vuodessa ennalta laaditun esityslistan mukaisesti. Ympäristöasioihin liittyvä valmistelutyö on vastuutettu ympäristö- ja energiatehokkuusryhmälle. Ryhmän tehtäviin kuuluvat:
• energiapolitiikan luominen ja ylläpito
• energiapäämäärien ja tavoitteiden määrittely
• energia- ja kohdekatselmusten kohteiden määrittely
• ETJ+ energiahallintajärjestelmän käyttö vaatimusten mukaisesti
• Päästöjen vähentäminen ja kestävän kehityksen CO2 neutraalisuuteen pääsemisen seuranta
• jatkuvuudenhallinnan kontrollit ja seuranta liiketoiminnoista

Toimikunta yhdistettynä toimii myös johtoryhmää avustavana elimenä tehtävänään henkilöstö- ja TTT-asioiden suunnittelu ja seuranta ja kehittäminen. Toimikunnan kokousten materiaali löytyy Teams kanavalta. Kaikki kokoukset dokumentoidaan.

Jatkuvuudenhallintaan liittyvien asioiden seuranta, kehittäminen ja raportointi johtoryhmälle tulee liiketoiminnoista erikseen.

Liiketoimintojen kokoukset

Ohjaus ja kehitysryhmän kokous kuukausittain. Lisäksi eri kehittämis- tai projektiryhmien kokoukset.

Johdon katselmus

Tarkoitus
• Katselmusten tarkoituksena on saada olennaiset tiedot konsernin toiminnasta ja kehityksen suunnasta sekä toimintajärjestelmän tarkoituksenmukaisuudesta konsernin toiminnan ohjaamisessa.
• Katselmusten tavoitteena on löytää olennaiset kehittämistarpeet, ja tehdä päätökset korjaavista toimenpiteistä.

Laajuus
• Johtoryhmässä käsitellään konsernitasolla koko konsernin toimintaa. Johdon katselmuksissa keskitytään vain toiminnan kannalta olennaisiin asioihin.

Katselmuksien ajoitus
• Katselmukset suoritetaan kerran vuodessa, noin syys-lokakuussa sisäisen auditoinnin yhteydessä.

Katselmuksen suoritus
• Katselmukset suoritetaan esityslistan ja vuosikellon mukaisesti.
• Katselmusten onnistuminen edellyttää, että asioihin on huolella valmistauduttu.
• Katselmointikokouksista tehdään pöytäkirjat, jotka ovat koko henkilöstön nähtävillä

Sidosryhmät

Yhteistyö vaikutusten kohteina olevien sidosryhmien kanssa on keskeistä yrityksen jatkuvan toimittaja-arvioinnit -prosessin ja kestävyyden olennaisuuden arvioinnin kannalta.

Resurssien hallinta

Henkilöstö (Vastuu: Toimitusjohtaja, Henkilöstöpäällikkö)

• Konsernin toistaiseksi työsuhteessa olevat henkilöresurssit kuuluvat henkilöstöhallintoon
• Lisäksi palveluksessamme voi olla määräaikaisia työntekijöitä, työharjoittelijoita ja opiskelijoita tarpeen ja mahdollisuuksien mukaan. Konsultoivaa työvoimaa käytetään myös tarvittaessa.
• Henkilöresurssien tarve määritellään liiketoimintajohdon toimesta.

Henkilöstön osaamistarve ja kehittäminen

Henkilöstön osaamisen kehittämiseen vaikuttavat mm. seuraavat tekijät
• toimialalla tapahtuvat muutokset
• yleinen yhteiskunnan muuttuminen
• tekniikan kehittyminen
• ikärakenteen muutos
• yritysrakenteen muutos

Liiketoiminnan vaatimaa lisäkoulutustarvetta arvioidaan mm. seuraavilla tavoilla.
• lakisääteiset tarpeet
• kehityskeskusteluissa esiin tulleet osaamistarpeet
• liiketoimintastrategioiden ja tavoitteiden asettamat tarpeet
• auditoinneissa esiin tulleet tarpeet

Osaamisen kehittämisen vaikutuksia arvioidaan toiminnan eri mittareista.

Toimintatapojen ja työtehtävien suunnittelu
Toimintatapojen suunnittelua tehdään liiketoimintajohdon toimesta ja ne ohjeistetaan toimintajärjestelmässä. Työtehtävien suunnittelu tapahtuu liiketoimintajohtajien toimesta. Työtehtävien suunnittelussa huomioidaan liiketoiminnan tarpeiden lisäksi työntekijöiden henkilökohtaiset ominaisuudet.

Palkkaus-, palkkio- ja tunnustusmenettelyt

Palkkaus-, palkkio- ja tunnustusmenettelyt on kuvattu prosesseissa ja sisäisessä dokumentaatiossa Intranetissä.

Palkkapolitiikka

Konsernin yrityksissä noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa työehtosopimusta. Palkankorotukset toteutetaan vähintään valtakunnallisten palkkaratkaisujen mukaisesti. Eri henkilöstöryhmien palkkatasot tarkistetaan vuosittain toimitusjohtajan, yksiköiden johtajien, henkilöstöpäällikön sekä ko. henkilöstöryhmän edustajan kanssa. Kannustepalkkio on käytössä.

Tarvittavat tiedot, saatavuus, ylläpito ja suojaus (Vastuu : Tietohallintopäällikkö)

Yleistä

Liiketoiminnan kannalta olennaista tietoa tuotetaan ja säilytetään erilaisissa tietojärjestelmissä. Lisäksi olennaista tietoa säilytetään mm. paperilla, nauhoitteissa, kuvissa jne. Tallenteiden ja asiakirjojen ohjauksessa noudatetaan menettelytapaohjeissa kuvattua asiakirjahallinnon ohjetta.

Asiakirjojen ja tallenteiden suojaus

Paperitiedostot tallennetaan erilliseen palovarmaan arkistotilaan, johon pääsyä kontrolloidaan kulunvalvonnan avulla.

Muilla tallenteilla oleva aineisto säilytetään palovarmassa paikassa ja pyritään mahdollisuuksien mukaan siirtämään sähköiseen muotoon. Tällaisia tallenteita ovat mm. piirustukset, äänitteet, diat, valokuvat, videot jne.

Sähköisessä muodossa olevan aineiston suojaus

Fyysinen suojaus, kulunvalvonta, murtosuojaukset ja paloilmoitukset ovat kuvatut erillisissä toimintatapaohjeissa. Ulkoiset tietoon kohdistuvat uhat pyritään estämään tietoliikenneyhteyksien palomuurisuojauksella. Tämän toteuttamisesta vastaa tietohallinto.

Mittaaminen, analysointi ja parantaminen (Vastuu : Toimitusjohtaja)

Tarkkailu, mittaukset ja toiminnan tulokset

Päivittäistä toimintaa toteuttaa yrityksen henkilöstö omien esimiestensä kanssa. Esimiesten ja muiden vastuuhenkilöiden toimenkuvaan kuuluu päivittäistoiminnan tarkkailu ja seuranta oman vastuualueensa osalta. Tarkempi kuvaus päivittäistarkkailusta on esitetty vastuualueittain ja prosesseittain menettelytapaohjeissa ja prosesseissa.

Kuukausittain tai muutoin määritellyllä aikataululla käydään läpi eri vastuualueiden kriittisten menestystekijöiden mittaustulokset liiketoiminta- ja tukiyksiköiden kokouksissa sekä kootusti koko konsernin osalta Loiste Oy:n liiketoimintayhtiöiden johtoryhmässä.

Asiakaspalvelun toteuttamaa puhelinpalvelun laatua seurataan palvelutarjoajan toimesta. Tarkempi kuvaus prosessista on Asiakaspalvelun prosessikuvauksissa.

Laadun arvioinnin tulokset analysoidaan Asiakaspalvelusta vastaavan henkilön toimesta (toiminnan seuranta ja kehittäminen).

Esimiesten ja muiden vastuuhenkilöiden toimenkuvaan kuuluu henkilöstön opastaminen ja osaamisen kehittäminen oman vastuualueensa osalta. Esimiesten on tarkkailtava työtehtävien sujumisen lisäksi henkilöstönsä hyvinvointia sekä huolehdittava työterveys- ja turvallisuustavoitteiden toteutumisesta. Tässä työssä heitä omien esimiestensä lisäksi auttaa konsernin toimitusjohtaja, henkilöstöpäällikkö, konsernin työterveys- ja turvallisuusohjeet ja johtoryhmä. Henkilöstön hyvinvointia seurataan tekemällä säännöllisesti työilmapiirin mittausta mm. Henkilöstöbarometreilla ja ilmapiirikartoituksilla.

Tuotteiden ja palveluiden sekä prosessien kehittämiseen osallistuu koko henkilöstö oman vastuualueensa osalta. Eri liiketoiminta- ja tukiyksiköiden menettelytapa- ja työohjeissa on kuvattu tuotteille ja palveluille asetetut tavoitteet ja niiden toteutumista seuraavat mittarit.

Prosessien toimintaa seurataan päivittäin vastuuhenkilöiden toimesta. Kuukausittain he raportoivat esimiehelleen tai liiketoiminnan johtoryhmälle prosessille asetettujen tavoitteiden toteutumista prosessikorteissa kuvattujen mittareiden avulla.

Merkittävimpien yhteistyökumppaneiden ja toimittajien kanssa pidetään säännöllisesti palvelunhallinta- ja seurantapalavereita, joissa yhteistoimintaa arvioidaan ja kehitetään. Muiden toimittajien ja yhteistyökumppaneiden toiminnan seurannasta ja kehittämisestä vastaa heidän palvelujaan käyttävä vastuuhenkilö.

Vastuuhenkilöiden on esimiestensä avustuksella kunkin omalta osaltaan huolehdittava asetettujen ympäristötavoitteiden toteutumisesta. Konsernitasolla ympäristötavoitteiden seuraamista ja ohjeistusta toteuttaa laatujohtoryhmä.

Tietojen analysointi, mahdollisuuksien tunnistaminen ja parantaminen

Kohdan tietojen analysoinnista ja korjaavista toimenpiteistä vastaavat liiketoiminnot omalta osaltaan ja tarvittaessa asiat käsitellään konsernin johtoryhmässä. Poikkeavan tuotteen tai palvelun ohjaus kuvataan menettelytapaohjeissa. Liiketoiminnat päättävät omista kehityshankkeistaan päämääriensä ja tavoitteidensa perusteella.

Yhteiset useita liiketoimintoja ja tukipalveluja koskevat kehityshankkeet käynnistetään konsernin johtoryhmässä tehdyn päätöksen perusteella.

Arvioinnit

Sisäiset arvioinnit/ auditoinnit
Toiminnan tasoa ja toimintajärjestelmän vaatimuksenmukaisuuden täyttymistä seurataan sisäisillä arvioinneilla. Arviointiryhmän kokoonpanoon kuuluu ulkoinen arvioija, prosessivastaava ja ESG Controller. Tällöin varmistetaan henkilöille tarvittavat aikaresurssit arvioinnin asianmukaista suorittamista varten. Toiminnan tasoa ja toimintajärjestelmän vaatimuksenmukaisuuden täyttymistä seurataan säännöllisillä sisäisillä ja ulkoisilla auditoinneilla.

Sisäisen arvioinnin tarkoituksena on saattaa yritysjohdon tietoon toimintajärjestelmässä ja prosesseissa ilmeneviä kehittämistarpeita. Lisäksi arvioijan rooliin kuuluu konsultoiva osuus, jolla pyritään edesauttamaan kaikin tavoin tehokasta ja laadukasta toimintaa.

Sisäisen arvioinnin ohjelma on koko henkilökunnalle saatavilla sisäisesti.

Ulkoinen seuranta-arviointi / auditointi
Ulkoinen seuranta - arviointi tehdään kerran vuodessa ulkoisen arvioijan ilmoittaman suunnitelman mukaisesti. Seuranta-arvioinnin käytännön järjestelyt hoitaa ESG Controller. Ulkoisen seuranta-arvioinnin dokumentit tallennetaan sisäisesti koko henkilökunnan nähtäväksi. Auditointi suoritetaan kerran vuodessa ulkoisen auditoijan antaman aikataulun ja auditointiohjelman mukaisesti.

Riskien arvioinnit
Riskien arviointia suoritetaan päivittäisessä työssä osana esimiestyötä. Havaitut riskit tulee saattaa viipymättä liiketoimintajohdon tietoon. Riskien arviointia suoritetaan näiltä osin liiketoimintojen ja/tai konsernin johtoryhmässä. Näihin liittyvä dokumentointi liitetään johtoryhmien pöytäkirjan liitteeksi.